Onlinegründung von GmbHs in Deutschland

9. August 2022

Deutschland tut sich bekanntermaßen mit Digitalisierungsthemen schwer. Insbesondere im internationalen Vergleich fällt auf, dass Deutschland beim Einsatz digitaler Möglichkeiten und Verfahren ein bis mehrere Schritte hinterher hinkt.
Bemerkenswert ist allerdings in diesem Zusammenhang, dass es in Deutschland seit dem 01.08.2022 möglich ist, verschiedene Beurkundungs- und Beglaubigungsverfahren, insbesondere die Gründung einer GmbH, online durchzuführen.
Hintergrund ist ein Europäischer Richtlinienentwurf aus dem Jahre 2018 für den „Einsatz digitaler Werkzeuge und Verfahren im Gesellschaftsrecht“, der vor allem die Einführung einer „Online-Gründung“ von Kapitalgesellschaften beabsichtigte. Die Umsetzung dieser Richtlinie in deutsches Recht ist nunmehr erfolgt.
Im Kern finden sich die Regelungen in den § 16 a) bis 16 e) Beurkundungsgesetz wieder (sowie in verschiedenen Vorschriften der BNotO), die insoweit vollständig neu eingeführt worden sind.

Hardware- und Softwareanforderungen sowie erforderliche Identitätsnachweise

Erwartungsgemäß will der Gesetzgeber das Onlineverfahren den beteiligten Parteien insbesondere hinsichtlich deren Identifizierung und Nachweis der Vertretungsberechtigung nicht allzu einfach machen.
Um überhaupt erst in der Lage zu sein, das Onlineverfahren durchzuführen, müssen die Parteien die notwendigen Hard- und Softwareanforderungen erfüllen und in Besitz der erforderlichen Identitätsnachweise sein. Dies sind im Detail:

  • Computer mit Kamera, Mikrofon und ausreichender Internetverbindung
  • Smartphone mit NFC-Schnittstelle
  • Notar-App (online zum Download im Android oder Apple Store)
  • Für Deutsche Staatsangehörige: Personalausweis mit eID und Reisepass
  • Für Unionsbürger: Nationaler Personalausweis und Reisepass (wobei hier eine noch ein Länderbeschränkung besteht. Für das Online-Verfahren sind derzeit bereits die eIDs auf den Identity Cards aus Estland, Litauen, Luxemburg, Portugal, der Slowakei, Spanien und Tschechien freigeschaltet. Die eIDs auf den Identity Cards aus Belgien, Italien, Kroatien, Lettland und den Niederlanden kommen in Kürze hinzu.)
  • Oder Unionsbürgerkarte mit PIN und Reisepass.

Im Detail: Zugelassene Identifizierungsmittel

Zugelassen als Identifizierungsmittel sind nach § 16 c) Nr. 1 Beurkundungsgesetz deutsche Personalausweise/Aufenthaltstitel mit eID Funktion oder nach § 16 c) Nr. 2 BeurkG ein elektronisches Identifizierungsmittel, das von einem anderen Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder Vertragsstaat des EWR ausgestellt wurde, sofern dieses eIDAS-zertifiziert und anerkannt ist sowie das Vertrauensniveau „hoch“ aufweisen.
Eine Besonderheit ist in diesem Zusammenhang die 2021 eingeführte Unionsbürgerkarte, die jeder Unionsbürger in seiner Gemeinde bequem online beantragen kann, Diese enthält die eID Funktion und kann somit unabhängig von der Länderbeschränkung – gemeinsam mit dem Reisepass – zur Identifikation genutzt werden.

Der Ablauf der Beurkundung / Beglaubigung

Der Ablauf der Online-Beurkundung ist dann wie folgt:

  • Der Notar eröffnet mittels der Notar App eine Videokonferenz mit den beteiligten Parteien.
  • Die im Ausweis gespeicherten Namen, Geburtsdatum sowie das Lichtbild wird mittels der Notar-App über die NFC-Schnittstelle aus dem Ausweis ausgelesen und an den betreffenden Notar übermittelt. Nach Übertragung der EID Daten an den Notar überprüft dieser im Rahmen einer bestehenden Videoverbindung die optische Übereinstimmung der beteiligten Personen mit den übertragenen EID Daten und den Personalausweisdaten. Es erfolgt damit praktische eine doppelte Identitätsprüfung.
  • Sodann wird anstatt einer Papierniederschrift eine elektronische Niederschrift errichtet, in der festgehalten wird, dass die Verhandlung mittels Videokommunikation durchgeführt worden ist.
  • Wie in der Präsenzsitzung wird die elektronische Niederschrift vom Notar verlesen, den Parteien zur Durchsicht übermittelt und schließlich von diesen mittels qualifizierter elektronischer Signatur (wie auch vom Notar – ebenfalls per qualifizierter elektronischer Signatur – ) unterzeichnet.

Welche Einschränkungen gibt es?

Einige Einschränkungen zur Präsenzbeurkundung müssen allerdings beachtet werden:

  • Nur Bargründung
    Derzeit ist die Beurkundung nur für den Fall der Bargründung einer GmbH möglich. Die Online-Sachgründung soll ab dem 01.08.2023 möglich werden.
  • Amtsbereichsbeschränkung
    Darüber hinaus gilt bei Onlinebeurkundungen eine besondere Amtsbereichsbeschränkung für den Notar. Dieser darf Onlinebeurkunden nur durchführen, wenn sich der Sitz der betroffenen juristischen Person, Hauptniederlassung oder Wohnsitz des betroffenen Einzelkaufmanns, bei ausländischen juristischen Personen der Sitz oder die Geschäftsanschrift der betroffenen Zweigniederlassung oder Wohnsitz oder Sitz eines organschaftlichen Vertreters der betroffenen juristischen Person in seinem Amtsbereich befinden.
    Damit ist eine Onlinegründung nicht wahlweise bundesweit möglich, sondern streng amtsbereichsbezogen.
  • Beurkundungen und Beglaubigungen
    Derzeit kann neben der Bargündung von GmbHs (und UGs mit beschränkter Haftung) auch eine Beurkundung von Gründungsvollmachten erfolgen sowie die Beglaubigung sämtlicher Anmeldungen zum Handels-; Partnerschafts- und Genossenschaftsregister.

Zukünftige Erweiterungen und Ausblick

Ab dem 01.08.2023 wird, wie bereits erwähnt, auch die Sachgründung von GmbHs möglich sein sowie die Beurkundung einstimmig gefasster Gesellschafterbeschlüsse über Satzungsänderungen, Übernahmeerklärungen bei Stammkapitalerhöhungen und die Beglaubigung sämtlicher Anmeldungen zum Vereinsregister.
Die nunmehr in Kraft getretenen Neuregelungen versprechen daher, im Bereich der Beurkundungsvorgänge, insbesondere für die Bargründung von GmbHs deren Gesellschafter/Geschäftsführer sich im Ausland befinden, eine erhebliche Erleichterung darzustellen.
Der Gesetzgeber hat damit einen großen Schritt auf dem steinigen Weg der Digitalisierung gemacht. Es ist zwar zu vermuten, dass die Form der Onlinebeurkundungen zunächst nur schleppend angenommen werden wird. Allerdings darf davon ausgegangen werden, dass schon in wenigen Jahren der Großteil der hier genannten beurkundungspflichtigen Verfahren online erfolgen wird.

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Grundsteuerreform erfordert Neubewertung von 36 Millionen Immobilien

4. Mai 2022

Erklärungen müssen vom 1. Juli bis zum 31. Oktober 2022 digital beim zuständigen Finanzamt eingereicht werden

Mit der Umsetzung der Grundsteuerreform müssen insgesamt ca. 36 Millionen Einheiten neu bewertet werden. Vom 1. Juli bis zum 31. Oktober 2022 muss die Feststellungserklärung digital bei dem zuständigen Finanzamt eingereicht werden. Das bedeutet für Eigentümer:innen aber auch für viele Unternehmen einen erheblichen Aufwand. Auch zukünftig sind neue Anforderungen zu erfüllen, wie etwa eine jährliche Anzeigepflicht bei Veränderungen an den Immobilien.

Die Grundsteuerreform und die Erklärungspflichten stellen für Eigentümer:innen, Grundstücksgesellschaften, Eigentümergemeinschaften, Erbengemeinschaften, Zwangsverwalter oder Insolvenzverwalter besondere Herausforderungen und neue Aufgaben dar. Die neuen Herausforderungen werden in der Praxis erhebliche Aufwendungen u.a. Recherchen und Analysen zu Grundstücken, Art, Beschaffenheit, Historie usw. auslösen. Jedenfalls zwingen die Erklärungspflichten zur Beschaffung einer großen Datenmenge, die in der benötigten Form in vielen Fällen aus tatsächlichen Gründen einfach noch nicht vorliegen wird.

Unterschiedliche Ländermodelle verkomplizieren die Situation

Für viele Unternehmen, deren Grundbesitz sich über mehrere Bundesländer erstreckt, erschweren die unterschiedlichen Ländermodelle die Situation weiter. Das gilt auch für komplexe Einheiten, etwa Garagenanlagen im Einzel- oder Sondereigentum an den Garagen. Die zusätzlichen Aufgaben können im Einzelfall tatsächlich gar nicht erfüllt werden, jedenfalls nicht immer zeitgerecht und/oder vollständig. Selbst wenn die/der Verpflichtete die zusätzlichen Aufgaben übernimmt, Recherchen, Analysen und Berechnungen anstellen und Erklärungen abgeben würde, wird dieses eine über die Verwaltung der Immobilie hinausgehende Tätigkeit sein, welche den Aufwand enorm erhöht.

Externe Beauftragung an Experten – kostenpflichtig

Eine sachgerechte Schätzung scheidet hier wohl aus. Die/der Eigentümer:in kann und darf aber externe Experten/Dienstleister mit den Recherchen, Analysen, Auswertungen und Vorbereitung der Erklärungen beauftragen. Damit entstehen Kosten, die aber bei Einkünften aus V+V oder gewerblicher Vermietung abzugsfähig sind.

Die Gefahr unrichtiger und/oder unvollständiger Angaben ist offenkundig. Bußgeldandrohungen oder gar Bußgeldbescheide der Finanzämter wären keine angemessene Sanktion. Aus Vorsichtsgründen sollte bzgl. der Erklärungspflichten frühzeitig Fristverlängerung beantragt werden, um Bußgelder zu vermeiden. Ggf. sollten die Verlängerungsanträge wiederholt werden.

Vermutlich werden viele Eigentümer:innen externe Experten oder Berater einschalten müssen, um den neuen Aufgaben gerecht zu werden.

Rechtsanwalt Dr. Marc d’Avoine

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